条件格式的价值，是把“什么时候变色”交给规则，而不是每次手动改字体。数据一变，格式会自动重新判断，适合销量、库存、成绩和订单表。本文以 Windows 版 Excel 为主，兼容 Mac Excel 和 WPS 表格。示例中 B 列是订单号，C 列是销量，数据区域为第 2～101 行；实际使用时请替换成自己的最后一行。
适用设备与版本
- Windows 10/11 配 Excel 2016、2019、2021 或 Microsoft 365，路径是“开始 → 条件格式”，功能最完整。
- Mac Excel 通常在“开始”选项卡或“格式”菜单中找到“条件格式”，不同版本的名称可能略有差异。
- WPS 表格桌面版通常也从“开始 → 条件格式”进入，下面有“突出显示单元格规则”和“色阶”。
- 手机端包括 iPhone/iPad 的 iOS、华为 HarmonyOS，以及小米/Redmi、OPPO/一加、vivo/iQOO、荣耀等安卓设备上的表格应用，编辑入口和功能会随版本变化；本文以电脑端为准，开始前建议另存为
.xlsx文件。
先准备数据
- 第一行做列名，例如 A1 日期、B1 订单号、C1 销量、D1 库存；第二行开始一条记录占一行。
- 订单号要保持前后一致，长编号建议先将单元格格式设为文本，避免变成科学计数法或丢失精度；销量和库存填数值，数据区不要合并单元格。
- 示例使用 B2:B101、C2:C101。若只有 30 条记录，就改成 B2:B31、C2:C31，不要直接选整列，以免空白行也被规则影响。
自动标红异常值
条件格式不会自动理解业务上的“异常”，要先定义标准。下面以“销量低于 50 或高于 500”为例。
- 选中 C2:C101，点击“开始 → 条件格式 → 突出显示单元格规则 → 小于”，输入 50，在格式列表选择浅红填充和深红文字，确定。
- 保持同一选区，再执行“大于”，输入 500，也选择红色格式。两个规则会分别标出低值和高值。
- 如果上下限经常变化，可在 F1 输入 50、F2 输入 500。选中 C2:C101，进入“条件格式 → 新建规则 → 使用公式确定要设置格式的单元格”，在公式框输入
=OR(C2<$F$1,C2>$F$2)。 - 点击“格式”，只勾选填充并选红色，确定后确认应用范围仍为 C2:C101。第 1、2 步是内置规则方案，第 3～5 步是公式方案，选择一种即可。
- 把 C2 临时改成 30、100、800 验证：30 和 800 应标红，100 应保持原样；完成后撤销测试。以后修改 F1、F2，格式也会随阈值更新。
高亮重复内容
- 选中订单号 B2:B101，进入“开始 → 条件格式 → 突出显示单元格规则 → 重复值”。
- 弹窗保持“重复”选项，格式选浅红填充、深红文字或自定义颜色，确定。所有重复的订单号会一起高亮，数据变化后规则仍会保留。
- 如果重复时需要标记整行，选 A2:D101，新建公式规则，输入
=COUNTIF($B$2:$B$101,$B2)>1，再设置填充颜色。 - 公式中的
$B$2:$B$101固定检查范围，$B2只随行号变化；这样把规则应用到整片区域时，判断的仍然是每一行对应的订单号。
按数值大小上色
- 选中 C2:C101，点击“开始 → 条件格式 → 色阶”，先选一个三色色阶。
- 需要固定尺度时，进入“管理规则 → 选中该规则 → 编辑规则”，把最小值、中点、最大值的类型设为“数值”（部分版本显示为“数字”）。例如最小值 0、中点 100、最大值 500。
- 低值想标红、中值黄、高值绿，就分别设置三端颜色；若希望高值最醒目，把红、绿两端对调。中点也可设为“百分位数”，让颜色按数据分布分配。
- 确定后修改一个销量值，色阶会重新计算。它只改变显示颜色，不会改动原始数值，适合持续更新的报表。
管理、复制和取消规则
- 选中数据区，进入“开始 → 条件格式 → 管理规则”，在“当前工作表”中检查每条规则的范围和优先级。
- 同一单元格同时有重复值、异常值和色阶时，上方规则可能影响下方规则；可调整顺序，或勾选“停止继续应用后续规则”（不同版本文字略有差异）。
- 只想取消部分区域时，选中目标单元格，在条件格式菜单选择“清除规则”；也可以在管理规则中选中规则后删除。
- 新增数据行后检查范围是否覆盖新行；把规则复制到其他列或工作表后，先用一个已知值测试，再批量应用。
注意事项
- 不要把标题、合计、平均值放进异常值范围，否则它们可能被一起标记。
- 公式规则的第一格必须是选区左上角；用鼠标选区后不要随意删掉
$，否则向下应用时范围会漂移。 - 条件格式只能提示异常，不能阻止错误输入；需要限制数值时另用“数据验证”。
- 色阶会受当前选区的最大值、最小值和空白影响，范围变化后颜色比例可能改变。
- WPS 表格与 Excel 的菜单文字可能不同，但“条件格式、突出显示单元格规则、色阶、规则管理器”是同类功能。
- 红绿配色不要作为唯一信息；可同时设置文字、边框或数值规则，便于打印和色觉差异用户识别。
小结
建议按“整理数据—确定阈值—设置三条规则—检查范围”的顺序操作：异常值用阈值规则标红，订单号用“重复值”高亮，数值比较用色阶展示。以后数据更新，无需重新手动涂色。
