很多扫描合同、纸质表格被保存后，每一页看起来像文字，实际却只是图片。直接在 WPS 中“另存为”不会生成可编辑内容；正确做法是先判断 PDF 有没有文字层，图片型 PDF 先做 OCR，再转换成 Word 或 Excel。下面以最稳妥的 Windows 流程为主，手机端放在后段说明。
适用设备与版本
- 电脑端：推荐 Windows 10/Windows 11，并从 WPS 官方网站安装最新正式版。macOS 也提供 PDF 转换和 OCR 功能，但按钮位置可能不同。处理多页合同、财务表格时，桌面版通常比网页版更方便。
- 手机端：iPhone 可从中国区 App Store 安装 WPS Office。安卓用户不要使用陌生下载站：华为可从桌面的华为应用市场下载；小米/Redmi 从小米应用商店下载；OPPO/一打开软件商店；vivo/iQOO 打开应用商店；荣耀打开应用市场。搜索时认准金山办公提供的 WPS Office。
- 版本与账号：基础转换入口并非所有版本完全一致，部分 OCR、批量识别或导出功能可能要求会员。按钮呈灰色、显示试用次数或付费标识时，可先更新 WPS，再查看当前账号的功能说明。
先判断 PDF 是不是扫描件
- 用 WPS PDF 打开文件，按
Ctrl+A尝试全选，再复制到空白文档或记事本中。 - 如果文字能够被选中，说明 PDF 内含文字层，可以直接转换；如果只能看到整页图片、无法选中文字，就需要先执行 OCR。
- 本文所说的“图片型 PDF”，是每一页实际由照片或扫描截图组成的 PDF。单独一张 JPG、PNG 不能靠修改扩展名变成 PDF，应使用 WPS 的扫描、图片转 PDF 或文档扫描功能。
Windows 版：扫描件转 Word
- 打开文件：先复制一份原 PDF 留作备份，再右键文件，选择“打开方式”→“WPS PDF”。不要直接覆盖原始扫描件。
- 执行 OCR：如果文字无法选中，在顶部“编辑”或“功能”区域找到“OCR 识别”；部分版本将它放在“特色功能”中。可框选文字区域或选择全部页面，完成识别后保存。若提供顶部搜索框，也可直接搜索“OCR”。文字型 PDF 可跳过这一步。
- 使用直接转换入口：如果当前版本没有单独的 OCR 按钮，可点击顶部“转换”→“PDF 转 Word”。出现“扫描件”“OCR 识别”或“识别图片文字”等提示时，勾选相应选项后继续。
- 选择转换范围：在弹窗中选择全部页面或指定页码。需要保留原页面结构时，可使用“保留原始排版”等选项；若没有该选项，以默认设置为准。
- 保存并打开检查：将结果保存为
.docx，再在 WPS Writer 中打开。重点检查标题、分栏、页眉页脚、表格和数字是否错位。WPS 首页如显示“特色功能”→“扫描件转 Word”，也可以直接导入扫描件或图片生成 Word。
PDF 转 Excel 的操作
- 表格类扫描 PDF 建议先按上一节完成 OCR。财务数据、身份证号或合同金额等重要页面，可只识别需要的页码，减少处理时间。
- 在 WPS PDF 顶部点击“转换”→“PDF 转 Excel”，选择包含目标表格的页面。若 PDF 内有多个表格，最好先拆页或分别转换。
- 没有清晰边框、单元格错位或跨页续表的 PDF，识别准确率通常较低。可先用 WPS 的页面裁剪功能保留一张表格，再转换为 Excel。
- 转换完成后检查数字、小数点、日期、百分比、身份证号前导零以及合并单元格。PDF 中看到的是计算结果，转换后不一定会恢复原来的 Excel 公式，重要公式需要重新输入。
iPhone 与安卓手机上的简易做法
- 打开 WPS Office，在首页找到“全部工具”或“工具”，不同品牌和版本的位置可能不同，再进入“PDF 工具”。
- 选择“PDF 转 Word”或“PDF 转 Excel”，从手机文件中导入 PDF。扫描件若出现 OCR 选项，应一并启用。
- 转换完成后保存到 WPS“我的文件”或系统文件目录，再用 WPS Writer、WPS 表格或 WPS Office 打开校对。
- 单张 JPG/PNG 可查找“扫描件转 Word”或“图片转 PDF”入口；没有该功能时，可通过手机系统的打印菜单选择“存储为 PDF”。不要直接修改文件后缀。多栏排版或复杂表格建议传到电脑处理。
导出后必须复核
- 对照原 PDF 检查页数、页面顺序和漏字，尤其是印章旁文字、手写内容和浅色小字。
- Word 文档重点检查段落、缩进、换行和表格宽度；Excel 重点检查数值格式、日期、公式和单元格对应关系。
- 确认无误后另存为新文件，并把原扫描 PDF、OCR 后的 PDF 和转换后的 Word/Excel 分开保存，方便以后追溯。
注意事项
- 扫描时应摆正页面、避免阴影和反光，文字尽量清晰；合同和表格建议使用约 300 dpi 的扫描精度。
- OCR 只是根据图片推测文字，模糊、倾斜、艺术字体都可能识别错误，不能跳过人工校对。
- 身份证、合同和财务文件可能包含敏感信息。不要在公共电脑上转换，也不要随意上传到来历不明的在线工具，使用前应查看 WPS 的隐私与文件处理说明。
- 有打开密码的 PDF 必须先使用已获授权的密码；受权限保护的加密文件不能绕过限制处理。可填写表单、复杂公式和多栏排版，也不一定能完整转换。
小结
扫描件转可编辑文档的关键不是直接点“另存为”，而是先识别 PDF 是否含有文字层。图片型 PDF 应按“打开文件→OCR 识别→转换 Word/Excel→人工校对”的顺序处理。文件越清晰、表格越规整，WPS 的转换结果就越接近原始版式。
