项目进度最怕“表格都在，但没人知道该做什么、谁已经逾期”。用飞书多维表格可以把项目拆成项目表和任务表，再用视图、仪表盘和自动化形成“录入—跟踪—提醒”的闭环。下面以“官网改版”这类项目为例，小团队也能照着搭建。
适用设备与准备
- 建表建议使用电脑端飞书网页版或桌面端，浏览器选择 Chrome、Edge 等较新正式版；查看和接收提醒可用 iPhone（iOS）或安卓、鸿蒙系统的近期版飞书，最低系统版本以各应用商店说明为准。
- 安卓端请从华为应用市场、小米应用商店、OPPO、vivo、荣耀等官方商店或飞书官网安装。账号需有多维表格创建权限；仪表盘、定时自动化等功能可能受租户版本或管理员策略限制。
一、创建项目表和任务表
- 登录飞书，从左侧“云文档”进入“多维表格”，部分版本会显示独立入口。点击“新建多维表格”，命名为“项目进度管理”。
- 将默认数据表改名为“项目表”，再在左侧数据表列表点击“＋”，新建“任务表”。项目表记录整体事项，任务表记录具体工作；已有 Excel 数据时可先导入，不必重复建表。
二、设置数据字段
- 项目表建议保留：项目名称（主字段）、负责人（人员）、项目状态（单选）、开始日期、截止日期、备注（文本）。项目状态可设为“未开始、进行中、已完成、已暂停”。
- 任务表建议设置：任务名称（主字段）、负责人（人员）、状态（单选）、优先级（单选）、开始日期、日期）、截止日期、进度（数字）、关联项目（关联记录）。任务状态统一使用“未开始、进行中、待验收、已完成、已阻塞”。
- 添加字段时，在字段栏右侧点击“＋”或“新建字段”。进度按 0～100 填写且不带百分号；当前版本若有“进度”字段类型，也可直接选择进度条。“关联项目”指向项目表，如有“允许关联多条记录”选项应开启。
三、录入并关联任务
- 先在项目表新增“官网改版”等项目记录，再在任务表新增“需求确认、页面设计、开发联调”等具体任务。
- 逐条填写负责人、状态、截止日期和进度。负责人必须选择人员字段中的真实成员，不能只输入文字，否则自动化无法定向提醒。
- 在任务的“关联项目”中选择对应项目，并检查项目表中的“关联任务”反向字段。若版本提供关联方向选项，应启用双向关联，不要另建一套重复关系。
- 如需表达任务依赖，可在任务表再建一个指向任务表自身的“前置任务”关联字段，用来连接任务 A 与任务 B。
四、建立实用视图
- 把默认表格视图改名为“全部任务”，作为数据总表。
- 新建“我的任务”，筛选“负责人包含当前用户”且“状态不等于已完成”；再新建“未完成任务”，筛选“状态不等于已完成”，供仪表盘取数。
- 新建“本周到期”，筛选“截止日期介于本周一和本周日”。如果没有“本周”选项，就手动选择本周一和本周日。
- 新建“逾期任务”，同时勾选“截止日期早于今天”和“状态不等于已完成”。“满足所有条件”模式可以避免已完成任务被误报。
- 新建状态看板视图，按“状态”分组，卡片显示负责人、截止日期和进度。支持拖动的版本中，移动卡片会更新状态；不支持时仍可在记录里修改。
五、搭建项目进度仪表盘
- 在任务表点击“添加视图”，类型选择“仪表盘视图”，部分版本简称“仪表盘”，命名为“项目进度看板”。
- 添加三个组件：状态分布图，数据源选“未完成任务”，维度选“状态”、指标选记录数；负责人任务量图，维度选“负责人”；逾期数量指标，数据源选“逾期任务”，统计记录数。
- 数据源优先选择相应视图；若当前版本只能选择数据表，就为组件设置同样的筛选条件。拖动组件完成排版后，仪表盘会随记录更新，不必每天重新制作。
- 完成后点击“分享”，只授权项目成员或相关群组。涉及绩效、预算等信息时，建议另建精简视图，不要直接公开整张底表。
六、配置逾期自动提醒
- 打开任务表的“自动化”并新建流程。触发器选择“定时触发”或“按日程触发”，设为每天 09:00，并按租户时区执行，通常为北京时间。
- 执行范围选择任务表，同时限定“截止日期早于今天”和“状态不等于已完成”。这样即使任务跨过截止日却没人修改记录，也能被及时发现。
- 添加“发送消息”动作，接收人选择记录中的“负责人”，消息里插入任务名称和截止日期。也可以发送到固定项目群，但不要同时向全员和负责人重复推送。
- 先用测试任务试运行，再检查手机通知。iPhone 可在“设置 → 通知 → 飞书”中允许通知；以小米、Redmi 为例，可进入“设置 → 应用设置 → 应用管理 → 飞书 → 省电策略”选择“无限制”。华为、OPPO、vivo、荣耀等菜单名称不同，可在系统设置中搜索“飞书”或“通知”。
- 如果没有定时触发或自动化入口，通常是租户版本、管理员权限或套餐限制，不宜使用外部脚本绕过；可先用“逾期任务”视图人工巡检。
七、日常维护要点
- 团队应统一状态名称、截止日期和负责人，并把完成标准写入项目说明。逾期视图和自动化只负责判断，不会自动修改任务状态或把卡片变红。
- 只关心日期时，截止日期选择“日期”即可；使用具体时间则要确认租户时区。批量导入后，应抽查负责人是否为人员字段、关联项目是否成功。
- 手机端可从飞书的云文档或多维表格入口打开同一张表并切换视图，桌面端适合维护，手机端适合查看和响应。
小结
- 先用“项目表＋任务表”确定结构，再通过“未完成任务、逾期任务”等视图取数，仪表盘才不会把已完成事项算进去。
- 提醒的关键是“每天定时扫描＋排除已完成＋定向发给负责人”。按上述顺序搭建并测试一次，就能得到可持续维护的项目进度看板。
